Chính sách
quyền riêng tư

1. Đơn vị quyết định mục đích xử lý

Đối với dữ liệu của nhân viên, công ty sử dụng VieCC thường là đơn vị quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu nhân sự. VieCC hoặc đơn vị vận hành hệ thống là bên cung cấp nền tảng theo chỉ dẫn của công ty. Nếu câu hỏi liên quan đến việc chấm công, lương, hồ sơ lao động hoặc quyền truy cập trong công ty, bạn nên liên hệ bộ phận HR/quản trị viên của công ty trước.

2. Dữ liệu VieCC xử lý

Tùy cấu hình và chức năng mà công ty bật, VieCC có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

Tài khoản và xác thực

• Họ tên, email, mã người dùng, vai trò và công ty/tenant.
• Mật khẩu được lưu dưới dạng giá trị băm để xác thực; VieCC không cần lưu mật khẩu dạng rõ.
• Token phiên đăng nhập, thời hạn phiên và thông tin thu hồi phiên.
• Một bản chụp tối thiểu của phiên đăng nhập có thể được lưu cục bộ để khôi phục giao diện khi ngoại tuyến. Access token và refresh token được lưu trong vùng lưu trữ bảo vệ của hệ điều hành (Android Keystore/iOS Keychain thông qua thư viện bảo mật).

Hồ sơ và dữ liệu nhân sự

• Chức danh, phòng ban, mã nhân viên, ngày vào làm, loại hợp đồng và quyền lợi.
• Số điện thoại, email hồ sơ, địa chỉ, người liên hệ khẩn cấp.
• Ảnh đại diện hoặc biểu tượng đại diện nếu người dùng/công ty thiết lập.
• Dữ liệu phụ thuộc và thông tin cần cho tính toán lương, thuế hoặc phúc lợi.
• Dữ liệu thư mục nhân viên do công ty quản lý, có thể gồm trạng thái làm việc, vị trí, số điện thoại, lương và các trường nhân sự tùy chỉnh.

Chấm công và vị trí

Khi bạn thực hiện chấm công, VieCC có thể xử lý:

• Vị trí GPS (vĩ độ, kinh độ, độ chính xác), thời điểm nhấn, ngày làm việc và chi nhánh.
• Phương thức chấm công, khoảng cách tới chi nhánh, trạng thái hợp lệ/từ chối và lý do từ chối.
• Cờ phát hiện vị trí mô phỏng, mã thiết bị/phiên gửi để chống gửi trùng và dữ liệu đồng bộ ngoại tuyến.

Vị trí được dùng để kiểm tra bạn có ở trong vùng chấm công do công ty cấu hình hay không. VieCC không yêu cầu theo dõi vị trí liên tục ở chế độ nền; quyền vị trí được dùng trong luồng chấm công khi cần.

Ảnh bằng chứng và ảnh đại diện

Nếu công ty yêu cầu chấm công kèm ảnh, Ứng dụng có thể mở camera để chụp ảnh tại thời điểm check-in/check-out. Ảnh có thể được đóng dấu loại chấm công, thời gian, tọa độ và độ chính xác rồi lưu tạm trên thiết bị để đồng bộ khi có mạng. Sau khi máy chủ xác nhận và theo chính sách lưu trữ của công ty, bản cục bộ có thể được xóa.

Ảnh đại diện do bạn hoặc quản trị viên chọn có thể được tải lên kho lưu trữ hình ảnh do công ty cấu hình (hiện hỗ trợ Cloudinary). Khi dịch vụ này được bật, ảnh và mã định danh tài nguyên tương ứng được gửi tới Cloudinary để lưu trữ/hiển thị và có thể bị xóa khi ảnh được thay thế hoặc xóa.

Đơn, phê duyệt, lương và thông báo

• Đơn giải trình, nghỉ phép, công tác, tăng ca, đi muộn/về sớm: loại đơn, ngày, số giờ, lý do, trạng thái, người duyệt và ghi chú phê duyệt.
• Dữ liệu bảng lương, kỳ lương, khoản mục, trạng thái thanh toán và các giá trị phục vụ tính lương.
• Thông báo nội bộ, trạng thái đã đọc/xóa và cài đặt loại thông báo.
• Ngôn ngữ, tùy chọn bảo mật và các tùy chọn ứng dụng mà bạn lưu.

3. Quyền hệ điều hành

VieCC chỉ xin quyền khi chức năng tương ứng được sử dụng hoặc cần thiết:

• Internet: kết nối API VieCC, đồng bộ dữ liệu và tải nội dung.
• Vị trí khi đang dùng ứng dụng: xác minh chấm công theo GPS và vùng chi nhánh.
• Camera: chụp ảnh bằng chứng chấm công hoặc ảnh đại diện.
• Thư viện ảnh trên iOS: chọn ảnh đại diện. VieCC không cần quyền thư viện để chấm công bằng camera.

Bạn có thể tắt các quyền này trong cài đặt hệ điều hành. Việc tắt quyền có thể khiến chức năng phụ thuộc vào quyền đó không hoạt động, nhưng không ảnh hưởng đến các chức năng khác không cần quyền tương ứng.

4. Mục đích xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu để:

1. Đăng nhập, duy trì phiên và phân quyền theo vai trò (nhân viên, quản lý, HR, admin hoặc superadmin).
2. Cung cấp hồ sơ, thư mục nhân viên, chấm công, phê duyệt đơn, bảng lương và thông báo.
3. Kiểm tra vùng chấm công, chống gian lận, chống gửi trùng và xử lý đồng bộ ngoại tuyến.
4. Lưu dấu vết nghiệp vụ, giải quyết khiếu nại và hỗ trợ kiểm toán nhân sự của công ty.
5. Bảo vệ hệ thống, phát hiện truy cập trái phép, làm mới/thu hồi phiên và xử lý yêu cầu hỗ trợ.
6. Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc đáp ứng yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền.

VieCC không dùng dữ liệu chấm công, hồ sơ nhân sự hoặc ảnh để quảng cáo hành vi, bán dữ liệu hoặc xây dựng hồ sơ quảng cáo của người dùng. Mã nguồn hiện không tích hợp SDK quảng cáo, công cụ phân tích hành vi hoặc SDK AI; nếu có bổ sung dịch vụ mới, chính sách này sẽ được cập nhật trước hoặc khi dịch vụ đó được triển khai theo yêu cầu pháp luật.

5. Chia sẻ và bên thứ ba

VieCC chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho các mục đích trên:

• Công ty và người có quyền trong công ty: HR, quản lý hoặc admin chỉ xem dữ liệu theo vai trò, phạm vi công ty và quyền nghiệp vụ được cấp. Dữ liệu giữa các công ty được tách theo tenant.
• Nhà cung cấp hạ tầng: máy chủ API, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp và Cloudinary (chỉ khi công ty bật tải ảnh). Các nhà cung cấp này xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ kỹ thuật theo thỏa thuận với đơn vị vận hành.
• OpenStreetMap/Nominatim: công cụ bản đồ và tìm địa chỉ trong màn hình quản trị chi nhánh có thể gửi chuỗi tìm kiếm và yêu cầu bản đồ tới các dịch vụ OpenStreetMap/Nominatim. Chức năng này không phải luồng chấm công của nhân viên.
• Cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan: khi cần để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền và an toàn, điều tra gian lận hoặc xử lý tranh chấp.

VieCC không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba để họ tự quảng cáo đến bạn.

6. Lưu trữ và xóa dữ liệu

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết cho quan hệ lao động, mục đích nghiệp vụ của công ty, an toàn hệ thống và nghĩa vụ pháp lý. Thời hạn cụ thể có thể do công ty cấu hình hoặc do pháp luật/nghĩa vụ kế toán, lao động quy định.

Ảnh bằng chứng chấm công được lưu theo cấu hình lưu trữ của hệ thống; hệ thống có cơ chế dọn ảnh đã hết thời hạn. Ảnh cục bộ trong hàng đợi ngoại tuyến được xóa sau khi có xác nhận máy chủ hoặc khi bản ghi hàng đợi được dọn theo chính sách.

Khi tài khoản hoặc quan hệ lao động kết thúc, công ty có thể vô hiệu hóa tài khoản, thu hồi phiên và yêu cầu xóa dữ liệu theo chính sách của mình. Một số dữ liệu có thể được giữ lại để hoàn thành nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp, bảo vệ an toàn hoặc chứng minh giao dịch.

7. Bảo mật

VieCC áp dụng các biện pháp phù hợp với tính chất dữ liệu, gồm xác thực bằng token, mật khẩu băm, phân quyền theo vai trò và tenant, thu hồi phiên, giới hạn quyền truy cập dữ liệu, lưu token bí mật trong vùng bảo vệ của hệ điều hành và kiểm tra quyền khi truy cập ảnh/chấm công. Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ nào bảo đảm an toàn tuyệt đối; bạn không nên chia sẻ mật khẩu hoặc token với người khác.

8. Quyền của bạn

Tùy pháp luật áp dụng, bạn có thể có quyền:

• biết, truy cập và nhận bản sao dữ liệu cá nhân;
• yêu cầu sửa dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ;
• yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý trong trường hợp pháp luật cho phép;
• rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dựa trên sự đồng ý;
• nhận dữ liệu ở định dạng có thể sử dụng được, khi pháp luật yêu cầu;
• khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền.

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn nếu dữ liệu cần được giữ để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền của người khác hoặc phục vụ nghĩa vụ của công ty. Chúng tôi có thể yêu cầu xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu.

Đối với dữ liệu nhân sự, hãy gửi yêu cầu trước cho HR/admin của công ty. Bạn cũng có thể liên hệ đơn vị vận hành VieCC qua trungdp95@gmail.com. Nếu email liên hệ chính thức của VieCC thay đổi, bản chính sách được công bố trên trang chính thức sẽ được cập nhật.

9. Trẻ em

VieCC là hệ thống quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp và không hướng tới trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em cho mục đích độc lập với quan hệ lao động. Nếu bạn cho rằng dữ liệu của trẻ em đã được gửi nhầm, hãy liên hệ công ty hoặc đơn vị vận hành để được xác minh và xử lý.

10. Chuyển dữ liệu quốc tế

Nhà cung cấp hạ tầng hoặc dịch vụ hình ảnh có thể xử lý dữ liệu tại quốc gia khác nơi bạn đang sống. Khi cần, đơn vị vận hành và công ty sẽ áp dụng cơ chế chuyển dữ liệu và biện pháp bảo vệ phù hợp theo pháp luật hiện hành.

11. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi chức năng, nhà cung cấp hoặc yêu cầu pháp lý thay đổi. Phiên bản mới sẽ ghi rõ ngày hiệu lực. Nếu thay đổi trọng yếu ảnh hưởng đến quyền của bạn, chúng tôi hoặc công ty sẽ thông báo bằng phương thức phù hợp.

12. Liên hệ

Đối với câu hỏi về tài khoản, chấm công, đơn, lương hoặc việc công ty sử dụng dữ liệu, vui lòng liên hệ HR/admin của công ty bạn. Đối với câu hỏi về nền tảng hoặc yêu cầu quyền riêng tư chưa được công ty giải quyết, hãy liên hệ trungdp95@gmail.com.

Tài liệu này mô tả cách VieCC hiện được xây dựng và không thay thế thỏa thuận lao động, chính sách nhân sự của công ty hoặc tư vấn pháp lý. Công ty sử dụng VieCC vẫn có trách nhiệm thông báo cho nhân viên về mục đích, căn cứ pháp lý và thời hạn xử lý dữ liệu nhân sự của mình.